Cara Hemat Telekomunikasi Korporat

Kamis, 20 Desember 2012

Marvin

Telekomunikasi

Dibaca: 1170 kali

Hampir setiap bulan, menjelang rapat anggaran dan kalkulasi biaya pengeluaran, Rizal tampak selalu cemas. Pasalnya, pertanyaan yang sama selalu muncul dari atasannya. Pak Rizal, mengapa biaya komunikasi perusahaan selalu membengkak? Tidak adakah solusi untuk mengurangi biaya komunikasi ini?

Tentunya, sebagai Kepala Penelitian & Pengembangan TI Bosowa Corporation, Rizal diharapkan bisa mencari solusi terhadap tingginya pengeluaran untuk biaya komunikasi di perusahaannya. Penggunaan telepon harian baik untuk sambungan lokal maupun sambungan langsung jarak jauh sering membuat tagihan bulanan membengkak. Atau, biaya untuk keperluan teleconference, rapat internal, perjalanan dinas, atau telepon SLJJ menyumbangkan angka pengeluaran anggaran yang cukup tinggi bagi perusahaan. Belum lagi, biaya perawatan berkala agar sistem telekomunikasi di perusahaan tetap berlangsung lancar.

Dikhawatirkan, hal itu bisa mengganggu arus keuangan perusahaan. “Kami memiliki lebih dari seratus kantor cabang di lima anak usaha. Kami harus mengumpulkan data dari setiap cabang. Kami mencoba berbagai solusi termasuk yang berbasis pada open source, tetapi tidak ada yang benar-benar bekerja. Kami sangat memerlukan suatu solusi yang bisa mengurangi biaya komunikasi secara signifikan, ujar lelaki bernama lengkap Muhammad Rizal Kaimuddin itu.

Boleh jadi, masalah yang dihadapi Bosowa dialami juga oleh perusahaan-perusahaan lain. Di satu sisi, perusahaan mengharapkan bisa lebih kompetitif, sehingga menuntut para profesionalnya dapat selalu berkomunikasi dengan mitra dan konsumennya kapan saja dan di mana saja. Di sisi lain, biaya komunikasi untuk mendukung itu sangat tinggi.

Seperti diketahui, saat ini terdapat beragam alat komunikasi yang sering digunakan sehari-hari. Mulai dari telepon (fixed line), telepon seluler, faksimile, surat elektronik (e-mail), instant messaging (YM, AOL, Nimbuzz, dsb.) sampai dengan bentuk komunikasi video conference, audio conference, Voice over Internet Protocol (VoIP), micro-blogging, dll. Peralatan komunikasi tersebut mempunyai cara akses dan infrastruktur jaringan pendukung yang berbeda-beda. Sistem e-mail, aplikasi bisnis inti, dsb. berada di atas jaringan data (LAN/WAN). Sistem komunikasi telepon, voice mail, audio conference, dsb. menggunakan jaringan telephony (PBX―private branch exchange). Adapun video conferencing menggunakan jaringan video.

Nah, supaya biaya komunikasi bisa lebih hemat, ketiga jaringan yang berjalan terpisah itu mesti dikonvergensikan. Kompleksitas berkomunikasi mesti disederhanakan dengan teknologi yang menyatukan. Kebutuhan akan solusi komunikasi yang terintegrasi itulah yang ditangkap para vendor, seperti Microsoft, Cisco, Alcatel, Avaya dan Nortel, dengan mengembangkan solusi Unified Communication (UC).

Cisco, misalnya, menawarkan solusi end-to-end untuk solusi UC ini. Menurut Kurnijanto Edy Sanggono, Direktur Pemasaran Cisco Indonesia, solusi lengkap yang ditawarkan Cisco itu bisa diimplementasikan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Bahkan, UC Cisco bisa berjalan dengan menggunakan perlengkapan teknologi informasi yang ada, sehingga tidak perlu mengganti infrastruktur TI-nya.

Pada tahap berikutnya, perusahaan dapat mengimplementasikan komunikasi video untuk mendorong kolaborasi ke tingkat berikutnya. Dalam hal ini, Cisco menawarkan solusi Cisco TelePresence, yang memiliki kemampuan menghadirkan pertemuan virtual dalam ukuran sesungguhnya sampai kemampuannya untuk ber-interoperabilitas dengan aplikasi lainnya termasuk Cisco Webex, yaitu aplikasi pertemuan berbasis web. Solusi ini dapat dijalankan di berbagai media, seperti PC, PDA atau smartphones. Juga, memiliki kapabilitas untuk sharing data dan informasi secara visual, baik grafik, foto maupun video. Selain itu, penggunaannya pun sangat mudah, cukup mengklik link yang dapat dikirimkan melalui e-mail, SMS atau messenger. Cisco Webex merupakan salah satu perangkat kolaborasi yang sangat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan,†ujar Kurnijanto.

Selain itu, karena untuk implementasi UC Cisco ini menggunakan pendekatan jaringan sebagai platform, jaringan perusahaan menjadi lebih optimal. Sebab, jaringan itu tidak hanya digunakan untuk data, tetapi juga untuk kebutuhan lain, termasuk komunikasi suara dan video. Dengan teknologi IP yang dikedepankan, UC Cisco dapat menciptakan workspace, sehingga fokus komunikasi dalam berbisnis berpindah menjadi bagaimana berhubungan dengan lebih efektif, interaktif dan kolaboratif,papar Kurnijanto. Interaksi dan kolaborasi real-time adalah masa depan bisnis, tambahnya.

Menurut Kurnijanto, saat ini sudah banyak perusahaan di Indonesia yang mengimplementasikan UC Cisco. Mulai dari level usaha kecil-menengah, instansi pemerintah hingga korporasi besar. Biaya yang dikeluarkan tentunya berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Kami tidak bisa menggeneralisasi biaya.

Selain Cisco, vendor lain yang cukup agresif menawarkan layanan UC ini adalah Microsoft. Seperti halnya Cisco, solusi UC Microsoft juga dibangun end-to-end. Di sisi back-end sudah tersedia Microsoft Exchange Server 2007 dan Office Communication Server 2007 (OCS) dan di sisi front-end sudah dikembangkan Office Communicator. Sistem juga mendukung sinkronisasi dengan Microsoft Outlook untuk e-mail. Bahkan, solusi tersebut mendukung session initiation protocol (SIP) sehingga perpindahan antarlayanan berlangsung mulus.

Menurut Aries Kitti, Manajer Produk Unified Communication Microsoft Indonesia, implementasi UC yang ditawarkan perusahaannya juga dapat dilakukan tanpa harus mengganti seluruh infrastruktur yang telah dimiliki perusahaan. Solusi dapat diimplementasikan dengan mengintegrasikan sistem PBX yang ada melalui jalur VoIP/PBX. Solusi UC dari Microsoft tidak hanya menyatukan banyak media komunikasi, tetapi juga simplified, menyederhanakan, ujar Aries. Misalnya, hanya dengan membuka e-mail, maka semua informasi bisa dicek, termasuk pesan suara, telepon masuk dan faks. Banyak sekali biaya infrastruktur yang bisa dihemat dengan penyederhanaan media komunikasi seperti ini.

Selain itu, lanjut Aries, solusi UC dapat dengan mudah kita integrasikan dengan solusi Microsoft lainnya. Antara lain, pada solusi CRM, Business Intelligence ataupun solusi kolaborasi dan enterprise portal yang akan dibangun. Juga, mengingat solusi UC tersebut berbasiskan software, maka tidak akan tergantung hanya dengan satu peranti hardware.

Diklaim Aries, kini sejumlah korporasi di Indonesia sudah mengadopsi solusi UC Microsoft. Antara lain, Astra Honda Motor, Bank Danamon, Charoen Pokphand Indonesia, Excelcomindo Pratama, Bosowa dan Allianz. Harganya? Untuk satu lisensi (10 user), harganya US$ 1.060-5.900 dengan skala dari yang paling mini (instant messaging) sampai dengan yang advanced (audio/video/web conference). Untuk biaya services umumnya dilakukan oleh mitra Microsoft atau user sendiri. Hal ini dimungkinkan karena Microsoft memiliki regular hands-on lab training setiap bulan, ujar Aries.

Baik Kurnijanto maupun Aries sepakat bahwa sebagai sebuah solusi komunikasi dari hulu ke hilir yang menyatukan berbagai platform komunikasi, UC membantu perusahaan menghemat biaya komunikasinya. Hasil studi Forester pada 2007 mengenai dampak keekonomian dari penerapan UC, yang dilakukan terhadap 4 ribu karyawan dalam jangka tiga tahun, menyebutkan return on investment (ROI) meningkat hingga 500% lebih. Selain itu, produktivitas meningkat karena bisa menghemat waktu kerja karyawan, menghemat biaya perjalanan, mengurangi biaya telepon, dsb.

Klaim Kurnijanto dan Aries diamini Rizal. Menurutnya, UC memungkinkan karyawan Bosowa bisa berkomunikasi secara efisien dan meningkatkan kerja sama antarkaryawan di lokasi yang terpisah secara geografis. Dengan begitu, manajemen dapat menggunakan data secara real-time untuk merespons perubahan pasar dan mengembangkan strategi baru. Pemanfaatan UC juga memungkinkan manajemen Bosowa mengurangi ketergantungan karyawan pada layanan telekomunikasi publik yang mahal. Hal ini juga membantu mengurangi kebutuhan karyawan dan anggota tim manajemen untuk melakukan perjalanan bolak-balik ke kantor pusat di Makassar atau ke Jakarta. Kami dapat menghemat sekitar 50% dari biaya perjalanan sendiri, katanya.

Menurut Rizal lagi, Bosowa mulai mengadopsi solusi UC dari Microsoft sejak tahun lalu. Alasannya, untuk mengonsolidasikan sistem TI yang sudah ada, yang bersifat heterogen. Misalnya, untuk e-mail menggunakan Yahoo, serta OpenOffice dan MS Office sebagai alat produktivitas bisnis. Kelompok usaha ini juga menjalankan SAP, Oracle serta home-application lainnya yang dikembangkan untuk mendukung operasional. Namun, tidak semua sistem bisa terhubung. Setiap bulan, data yang dibawa dan dikirim bisa mencapai 20 hari untuk sampai ke kantor pusat, ungkapnya.

Untuk itu, pihaknya mulai mencari solusi yang lebih hemat biaya komunikasi dan mengurangi biaya perjalanan. Termasuk, kolaborasi dan support untuk mempercepat proses pengambilan keputusan. Lalu, diputuskan untuk menstandardisasi platform dan mengadopsi UC Microsoft. Bosowa juga mengimplementasikan Microsoft Exchange Server 2007 SP1, Microsoft SharePoint Server 2007 SP1, Microsoft Windows Server, Microsoft Office Communicator server dan Microsoft Office 2007. Solusi ini telah memenuhi persyaratan, dan bahkan melampaui harapan kami, kata Rizal.

Pemanfaatan solusi UC juga telah dilakukan PT Medco E&P Indonesia. Menurut Syamsurizal Munaf, Direktur Business Shared Services Medco E&P Indonesia, ketika itu, kantor di wilayah Jakarta-3, Sumatera dan Kalimantan telah dibekali oleh PABX dari Nortel. Lalu, tim TI Medco melakukan perbandingan mengenai kekurangan dan kelebihan OCS (Office Communication System) dengan PABX. Setelah mendapatkan persetujuan bujet dari BP Migas, maka pada Desember 2008 kami melakukan implementasi UC dari Microsoft, ucap Syamsurizal.

Dijelaskan Syamsurizal, fase desain dan perencanaan membutuhkan waktu tiga bulan, dan instalasi sebulan. Implementasi dari Exchange Server 2007 dilakukan paralel dengan OCS 2007. Migrasi atas 2000 penguna dari data center lama ke yang baru dilakukan pada Januari dan Februari 2009. Menurutnya, pengguna tidak mengalami gangguan yang berarti pada saat mereka migrasi ke OCS 2007 R2. Dan, akhir Maret 2009, fitur tambahan dari OCS 2007 R7 telah selesai dan tersedia. Seluruh proyek ini berjalan sesuai jadwal. Karena infrastruktur yang dibutuhkan, seperti hardware, software, network dan fasilitas data center telah ada, kata Syamsurizal.

Ditambahkan Trisakti Herlambang, Manajer Senior Information Services PT Medco E&P Indonesia, melalui pemakaian UC ini pihaknya memperoleh banyak manfaat. Antara lain, bisa melakukan kolaborasi dan integrasi. Misalnya, ketika berbicara melalui headset dengan OCS, mereka juga dapat menerima informasi/data yang berkaitan dengan permasalahan yang dibicarakan. Bahkan, mereka dapat melakukan instant messaging dengan beberapa topik yang berbeda. Estimasi peningkatan efisiensi user sebesar 30%-40%, kata Trisakti.

Manfaat lainnya, lanjut Trisakti, UC mempercepat proses pengambilan keputusan, tidak ada batasan waktu dan tempat, dan tentunya menghemat biaya komunikasi. Kami telah mengurangi telepon meja dan menghemat sekitar 80% dengan menggantinya menjadi headset UC, kata Syamsurizal bangga. Setelah beberapa bulan, 90% user mengatakan sangat senang dengan solusi UC ini. Sebab, solusi itu membantu kinerja mereka. Mereka bisa menghubungi mitra kapan pun untuk menyelesaikan berbagai masalah penting.

Boleh jadi, dengan mengadopsi solusi UC ini, orang seperti Rizal Kaimuddin pun tak perlu pusing lagi dengan biaya komunikasi kantornya. (*) .

Manfaat Potensial Solusi Unified Communication:
- Solusi ini dapat mengurangi ketergantungan pada pertemuan tatap muka yang menyebabkan tingginya biaya transportasi serta waktu yang diakibatkan oleh kemacetan dan hambatan lalu lintas lainnya.
- Dengan fasilitas VoIP, UC memungkinkan penggabungan beragam media komunikasi, seperti telepon kantor (PABX), VoIP, e-mail, audio/video conferencing, voice mail dan instant messaging, hanya dengan satu jalur telekomunikasi (Internet) dan satu jenis infrastruktur kunci (software).
- UC memungkinkan seseorang hanya menggunakan satu identitas.
- Dapat mengurangi hambatan manusia dalam proses bisnis. Misalnya, karyawan bisa melakukan meeting sambil melakukan pekerjaan lain.
- Adanya fasilitas keamanan ekstra. Setiap percakapan dapat diacak dengan teknik enkripsi yang sangat kuat.
- Biaya komunikasi menjadi lebih murah, dan produktivitas perusahaan meningkat, karena bisa menghemat waktu kerja karyawan dan biaya perjalanan, mengurangi biaya telepon, dan sebagainya.
- Hemat biaya perjalanan dinas. Dengan menggunakan fasilitas web and audio conferencing dari UC, user tidak perlu lagi harus berada di satu ruang meeting yang sama.
- Hemat biaya telepon dan audio conferencing. Dengan menggunakan fasilitas VoIP yang didukung dengan kemampuan unified conferencing, biaya komunikasi jarak jauh (SLJJ) dan biaya audio conferencing bisa berkurang setiap menitnya.
- Optimasi infrastruktur komunikasi. Dengan mengganti kebutuhan dari sistem PBX, instant messaging dan sistem audio/video/web conferencing dengan solusi berbasis software, dan dengan memberikan dukungan produktivitas perorangan, grup kerja dan kolaborasi terhadap SDM yang ada (diperkirakan dalam setahun, potensi penghematan lebih dari US$ 2 juta per 1.000 user).

Sumber : swa.co.id

Solusi Hemat Telekomunikasi Produk PT. Telkom Indonesia, TBK maupun provider lainnya bisa anda dapatkan melalui MGM.

Berita Terkait

    Komentar via Facebook

    Kembali ke atas